"", 6, 2008 .

ПРОГРАММНЫЕ МОДУЛИ ПОДДЕРЖКИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕССОВ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА МОСКВЫ

Гулидов Д.Н., Селезнев К.А., Бородин Е.В.
(Московский Государственный Институт Электронной Техники)

В статье рассматривается комплекс программных модулей для поддержки библиотеки административных процессов на примере реализуемой системы управления административной деятельностью в городе Москве.

Постановка задачи

 

Необходимость проведения работ по поиску технологий поддержки управления административными процессами обусловлена тем, что в настоящее время в Москве отсутствует общая координация работ по вопросам разработки, согласования, учета, ведения и мониторинга исполнения регламентов административных процессов. Это приводит к снижению эффективности применения средств автоматизации деятельности органов исполнительной власти, а также качества межотраслевого информационного взаимодействия в рамках города.
Создание системы управления административными процессами включает два этапа.
В рамках первого этапа должны быть проработаны организационные вопросы учета, ведения, поставки и использования регламентов, как на уровне Правительства Москвы, так и на уровне городских организаций. В результате должна быть создана библиотека нормативных документов, обеспечивающая организационно-методическое единство работ и установление общего порядка ведения деятельности в этой области. В перечень этих нормативных документов целесообразно включить следующие группы:

Второй этап включает разработку комплекса программных модулей, позволяющих осуществлять информационную поддержку создания и администрирования процессов. Модули представляют собой разные компьютерные программы, которые используют одну и ту же библиотеку описанных процессов. В результате должна быть создана единая информационная система, автоматизирующая управление административными процессами, которая должна включать следующие компоненты:

Цели и задачи

 

В рамках Городской целевой программы «Электронная Москва» осуществляются работы по реализации режима «одного окна» во взаимоотношениях граждан и городских органов исполнительной власти.
Режим «одного окна» призван обеспечить реализацию прав граждан, закрепленных в федеральных и городских законах и постановлениях, эффективное информационное взаимодействие городских служб, создать нормативно-правовую основу для разработки единого городского информационного пространства.
Для достижения данной цели необходимо провести совершенствование функционирования системы взаимодействия с населением органов городского управления отраслями городского хозяйства, и в то же время исключить возможность необоснованного привлечения граждан, предприятий и организаций к оформлению или согласованию документов, выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы и иными городскими организациями.
Оптимизация системы городского управления осуществляется через процессно-ориентированное представление административной деятельности в виде единой библиотеки взаимосвязанных регламентов.
Для достижения этих целей необходимо создание единой системы управления регламентами городских служб, которая должна обеспечивать выполнение требований:

Краткая характеристика модулей системы управления административными регламентами

 

Модуль автоматизированной проверки непротиворечивости административных регламентов

Целью разработки модуля являются обеспечение полного и завершенного содержания регламентов, а также соблюдение единого унифицированного подхода к разработке административных регламентов городских служб.
Модуль предназначен для проверки соответствия правилам моделирования регламентов подготовки, согласования и выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и городскими организациями в режиме «одного окна», представленных в графическом виде.
Модуль фиксирует информацию о несоответствиях административных регламентов, представленных в виде последовательности выполняемых этапов, а также отмечает те из них, в которых требуются доработки. Для их обнаружения используется ряд аксиом, заложенных в код Модуля, а также специальная референтная модель, с которой производится сопоставление.
Референтная модель представляет собой обязательный к использованию «остов» для всех процессов. С возможностью настраивания, обязательных и опциональных элементов.
Модуль не формирует отчета в отдельном документе, всю информацию автоматически фиксирует в виде комментария в соответствующем месте графического регламента.
Результатом работы Модуля может быть информация только о найденных несоответствиях. Они фиксируются в комментариях около соответствующего этапа в виде текста. Этап выделяется красным цветом.
Возможные несоответствия регламентов, а также методы их устранения:
Не указан срок выполнения этапа регламента.
Не указан исполнитель этапа.
Не указана информационная система, при помощи которой выполняется системная функция.
Есть электронный документ на входе или выходе этапа, но не указана информационная система.
Этап слишком длительный (более 5 дней), указывается возможность детализации. Под область применения этого пункта не попадают функции взаимодействия.
Не указана согласующая организация в функциях взаимодействия.
Сумма сроков выполнения этапов регламента отличается более чем на день от заявленного общего срока.
Некоторые ветки регламента не завершены.
Отсутствуют обязательные этапы согласно референтной модели.
Не отмечены документы, которые предоставляет заявитель.
Не отмечены документы, которые выдаются заявителю.
Отсутствуют обязательные входы этапа регламента согласно референтной модели.
Отсутствуют обязательные выходы этапа регламента согласно референтной модели.

Модуль анализа сроков исполнения административного регламента

Целью разработки модуля являются сравнение сроков исполнения регламента для разных версий с целью оптимизации процесса, а также подготовка мотивированного предложения при представлении нового или измененного административного регламента на согласование и утверждение.
Модуль фиксирует информацию о разных версиях административных регламентов, содержащую:

Наименование регламента, наименование держателя службы «одного окна», общий срок подготовки и выдачи документа по постановлению – не изменяемые величины в рамках одного регламента. Они представляются по факту, актуальные на текущую дату.
Количество этапов регламента, а также объем работ по типовому маршруту подсчитываются для каждого административного процесса индивидуально.
Для расчета объема работ по типовому маршруту регламента необходимо, чтобы в описанном в графическом представлении регламенте среди всевозможных результатов процесса был выделен типовой. Типовым называется такой ход его выполнения, который признается успешным при оказании услуг населению. Именно он является повторяемым и используется для анализа.
В перечень наиболее длительных этапов регламента входят такие этапы, срок исполнения которых превышает заранее указанную временную величину. Рекомендуется ее устанавливать, равной 5 рабочим дням. Приводимый перечень указывает на те функции административного процесса, которые вносят максимальный вклад в общую его длительность, и поэтому являются приоритетными при возможной оптимизации сроков.

Модуль автоматизированного поиска взаимосвязанных административных процессов

 

Целью разработки модуля является обеспечение возможности поиска взаимосвязанных административных регламентов, в которых результат выполнения одного является обязательной информацией для другого регламента или даже нескольких.
Модуль предназначен для анализа всей библиотеки административных регламентов и обнаружения информационных объектов, которые являются общими для ряда регламентов.
Модуль фиксирует информацию о найденных взаимосвязанных регламентах с высокой степенью вероятности.
Модуль формирует табличный отчет, содержащий:

Модуль осуществляет поиск во всей базе моделей регламентов такие пары, первый из которых регламентирует подготовку документа, а второй – его использование.
Таким образом, находятся «сквозные» процессы. Используя результаты отработки данного программного Модуля, аналитик осуществляет оптимизацию путем линейного спаивания процессов в единый, ликвидируя для граждан необходимость множественных повторных обращений в службы.
В результате применения Модуля и проведения оптимизации по объединению процессов, принадлежащих разным держателям служб «одного окна», реализуется важнейшее требование к режиму «одного окна» - получение документов в одной службе, без осуществления сбора дополнительных документов, не относящихся непосредственно к заявителю, в иных городских организациях.

Модуль автоматизированного формирования аналитической информации о документах, используемых при исполнении административных регламентов

 

Целью разработки модуля является сравнение количества документов, требуемых от заявителя, необходимых для инициации процесса, для разных версий с целью его оптимизации, а также подготовка мотивированного предложения при представлении нового или измененного административного регламента на согласование и утверждение.
Модуль предназначен для подсчета и представления документов, которые являются необходимыми для исполнения регламента по типовому маршруту.
Модуль формирует табличный отчет, содержащий:

Таким образом, Модуль обращает внимание аналитика на перечень документов и источников их получения, а том числе документы от заявителя. Этот параметр является критическим для любого регламента, т.к. при оптимизации документы, предоставляемые заявителем, переносятся в документы, получаемые из внешних организаций, тем самым не обязывая граждан обращаться в другие органы исполнительной власти. Аналогично, при необходимости согласования или утверждения подготавливаемых службой документов в каких-то иных городских организациях, такие документы так же переводятся в перечень получаемых в режиме «одного окна» без непосредственного участия заявителя.
В результате применения Модуля и проведения оптимизации по объединению процессов, принадлежащих разным держателям служб «одного окна», реализуется важнейшее требование к режиму «одного окна» - получение документов в одной службе, без осуществления сбора дополнительных документов, не относящихся непосредственно к заявителю, в иных городских организациях.

 

 

Модуль автоматизированной подготовки аналитического отчета по востребованности государственных услуг, оказываемых службами «одного окна»

 

Целью разработки модуля является оценка востребованности той или иной городской службы с точки зрения количества видов услуг, оказываемых населению в режиме «одного окна».
Модуль предназначен для анализа всей библиотеки административных регламентов и представления структурированного отчета по трем критериям:

К количеству исполняемых регламентов относятся все услуги, производимые службами населению по обращению последних.
К количеству согласований относятся все услуги, производимые организациями для других городских служб с целью информационного обеспечения процессов подготовки и выдачи конечных документов заявителям.
Третий критерий является совокупность первых двух и характеризует общую востребованность той или иной городской организации.
Модуль формирует табличный отчет в формате MS Excel, содержащий:

Отчет формируется для всех организаций города, осуществляющих деятельность в режиме «одного окна». Для этого, Модуль анализирует базу данных ARIS, наполненную регламентами в графическом представлении.
Модуль обращает внимание аналитика на количество услуг, которые организации оказывают непосредственно населению, а также количество услуг, которые оказываются населению посредством служб «одного окна».
Кроме того, Модуль представляет отчет по статусу проекта развития режима «одного окна», выражая в количественных выражениях важнейшие показатели:

В результате применения Модуля и проведения оптимизации по объединению процессов, принадлежащих разным держателям служб «одного окна», реализуется важнейшее требование к режиму «одного окна» - получение документов в одной службе, без осуществления сбора дополнительных документов, не относящихся непосредственно к заявителю, в иных городских организациях.

Модуль автоматизированной подготовки реестра информационных систем и ресурсов служб «одного окна» города Москвы

 

Целью разработки данного программного Модуля является обеспечение автоматизации процедуры формирования реестра информационных систем и ресурсов, используемых при осуществлении административной деятельности органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы в режиме «одного окна».
Модуль предназначен для анализа всей библиотеки административных регламентов и представления структурированного по наименованию служб отчета.
Подготавливаемый с помощью Модуля реестр информационных систем и ресурсов является дополнительной информации при системном анализе работы органов исполнительной власти Москвы в режиме «одного окна».

Модуль автоматизированной подготовки реестра документов, выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы в режиме «одного окна»

 

Целью разработки модуля является обеспечение автоматизации процедуры разработки Единого реестра документов, подлежащих выдаче заявителям на территории города Москвы в режиме «одного окна».
Модуль предназначен для подготовки реестра документов и представления актуальной информации по документам и службам, осуществляющим их подготовку и выдачу населению.
Модуль выгружает информацию о документах в виде табличного отчета в специальном формате, закрепленном в соответствующем постановлении Правительства Москвы.
Модуль формирует табличный отчет, содержащий:

Формат реестра документов, выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы в режиме «одного окна» утвержден постановлением № 352-ПП от 30.05.2006 «О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме «одного окна».
Подготавливаемый с помощью Модуля реестр документов периодически утверждается постановлением для обеспечения актуальности содержащейся в нем информации.

Модуль автоматизированной подготовки утверждаемых регламентов в текстовом (табличном) представлении

 

Целью разработки модуля является обеспечение автоматизации процедуры разработки утверждаемых административных регламентов подготовки и выдачи документов в режиме «одного окна» в текстовом (табличном) представлении.
Модуль предназначен для автоматизированного перевода регламента в графическом представлении в текстовое, полностью повторяя их содержание, структуру и последовательность выполнения его этапов, обязательных параметров его элементов.
Формат регламента в текстовом (табличном) представлении закреплен соответствующим постановлением Правительства Москвы, и заключается в регламентации общепроцессной информации, а также детально описанном процессе.
При формировании регламента в текстовом (табличном) виде, Модуль автоматически проверяет регламент на корректность и в итоговом файле указывает на недочеты, которые необходимо устранить. Эти недочеты отмечаются красным шрифтом в соответствующем месте текстового регламента.
С помощью модуля подготовки утверждаемых схем возможно получить итоговый файл документа в любом из форматов: MS Word, MS Excel, PDF, HTML.
Регламент в текстовом (табличном) представлении реализован в виде двух таблиц, содержащих общую информацию о процессе и выдаваемом документе, а также подробное описание этапов его исполнения.
Общее описание регламента включает в себя следующую информацию:

Детальное описание регламента включает в себя следующую информацию о выполняемых в его рамках функциях:

Выводы

 

Применение системы управления административными процессами с применением разработанных программных модулей позволяет добиться: